טעיתם בקבלה? הלקוח עיגל סכום? מדריך הישרדות חשבונאי לבעלי עסקים קטנים ועצמאים

טעיתם בקבלה? הלקוח עיגל סכום? מדריך הישרדות חשבונאי לבעלי עסקים קטנים ועצמאיים

ניהול עסק עצמאי מביא איתו לא רק את הסיפוק מהעבודה מול לקוחות, אלא גם זרם בלתי פוסק של משימות אדמיניסטרטיביות, שבהן קל מאוד ללכת לאיבוד. מה עושים אם היד רעדה וטעיתם ברישום ידני של קבלה? איך נכון להתנהל כשהלקוח מחליט לעגל את התשלום כלפי מעלה מטעמי נוחות? והאם מותר, או בכלל כדאי, לשלם על הוצאות העסק מחשבון פרטי של בן/בת הזוג?

רבים מאיתנו נתקלים בדילמות האלו ביומיום, והתשובות עליהן לא תמיד ברורות או מובנות מאליהן. בלקט השאלות והתשובות הבא ריכזתי עבורכם את הסוגיות הנפוצות ביותר שעולות בשיחות עם לקוחותיי. המטרה היא פשוטה: לעשות סדר בניירת, למנוע אי-נעימויות מול רשויות המס ולעזור לכם לעבוד בראש שקט. 

1.   מה עושים אם בטעות פספסתי קבלה בעת רישום ידני?

שאלה שהתקבלה: אם בטעות פספסתי קבלה ודילגתי לבאה בתור, איך לבטל את הקבלה שפוספסה? אני כותבת בכתב יד.

תשובה:

חשוב מאוד שציינת שאת כותבת בכתב יד. אם היית עובדת עם תוכנה, התוכנה פשוט לא הייתה מאפשרת לך לדלג על קבלה.

איך לבטל נכון טופס שפוספ? אם פספסת ואת רוצה פשוט לבטל אותה, את יכולה לכתוב "מבוטל" על הקבלה. הקפידי לעשות "קרוס" , שרטטי שני קווים חזקים על הטופס, כדי שיהיה ברור שהקבלה הזו לא יצאה לשימוש חוזר אחר כך. לאחר מכן, הדקי יחד את העותק הלבן ואת זה שמתחתיו. העותק הלבן והורוד הם בדיוק אלו שבדרך כלל מגיעים להנהלת חשבונות.

מה עושים עם הטופס הזה הלאה? אם את עובדת עם רואה חשבון או מנהל חשבונות, העבירי הכל אליו. אם את לא עובדת עם מנהל חשבונות, פשוט שמרי את הדף הלבן הזה ליד הורוד, כדי שתמיד תהיה לך הוכחה שהעותק הלבן לא יהיה בשימוש. בצורה כזו אפשר להחשיב שעשית הכל נכון, כי כבר אף אחד לא יוכל להשתמש בקבלה הלבנה והמקורית הזו.

2.   מתי להוציא חשבונית מס אם הלקוח משלם בכרטיס אשראי, אבל התשלום דחוי בחודש?

מנתחים את השאלה: אני מעבירה תשלום באשראי, כל הסכום בתשלום אחד. התשלום דחוי לחודש מאי, למרות שהסחורה נמכרה באפריל. האם אני מוציאה חשבונית מס במאי, וזה נחשב להכנסה שלי באפריל? אני עוסק מורשה .

תשובה:

אם את עוסק מורשה והמחזור שלך לא עצום, כלומר לא מעל שני מיליון בשנה, יש לך זכות לדווח לרשויות המס על בסיס מזומן. כלומר, יש לך זכות להחשיב כהכנסה שלך רק את מה שקיבלת בפועל. בהתאם לכך, אם קיבלת תשלום באשראי, את הקבלה אנחנו מוציאים מיד. אבל חשבונית מס את רשאית להוציא בדיוק ברגע שהכסף כבר נכנס. כך לא תצטרכי לשלם מסים על הכנסות שעדיין לא קיבלת בפועל.

זה קצת מורכב טכנית אם יש הרבה תשלומים. במקרה כזה, יהיה לך נוח יותר להשתמש בתוכנות מיוחדות שיודעות להגדיר בהגדרות שהן יוציאו עבורך חשבונית מס אוטומטית בדיוק ברגע שהכסף התקבל. זה יתרון גדול, כי אז תוכלי לשחרר את עצמך מהצורך לעקוב אחרי מה נכנס, מה לא נכנס, מה להוציא ומה לא. ומצד שני, הכל יהיה מונפק נכון, בזמן, והמסים ישולמו.

3.   אני עוסק פטור, העברתי לספק תשלום מחשבון של אשתי, האם זה מותר?

שאלה: אני עוסק פטור , אני רוצה לשלם על שירות לעסק שלי מחשבון של אשתי. היא שכירה. איך נכון לסדר את הטרנזקציה הזו כדי שאוכל לרשום את התשלום הזה כהוצאה?

תשובה:

זה לא בדיוק התנהלות עסקית תקינה כשבן אדם אחד משלם על הוצאה עסקית של אחר. למעשה, זה מאוד חשוב, כי גם אלו שנותנים לך חשבונית מס, הם צריכים להוציא אותה למי שמשלם. ואם אשתך משלמת, אז בהתאם, גם אצל אלו שעובדים איתך, כלומר הספק שלך, עלולות להיות קשיים בהוכחת התנהלות תקינה.

הדרך החכמה ביותר תהיה שאשתך תעביר את הכסף אליך. אתה כבר יכול לשלם מהחשבון העסקי שלך על השירות או המוצר.

אם בכל זאת יש לך סיטואציה ממש דחופה, ומסיבה כלשהי אי אפשר לעשות זאת דרך החשבון שלך, עשה זאת פעם אחת, אבל השתדל לא להפוך את זה לשיטה, כי זה כמובן לא התנהלות עסקית תקינה ובעתיד עלולות לעלות שאלות.

4.   לקוח עיגל את הסכום בהעברה כלפי מעלה: על איזה סכום להוציא קבלה?

שאלה: לעתים קרובות לקוחות שלי מעבירים קצת יותר ממה שסוכם, מעגלים את הסכום לנוחות. למשל, חשבונית הוצאה על 998.47 ש"ח, אבל לחשבון הגיע בדיוק 1000. האם זה כל כך חשוב שהקבלה תתאים לסכום שהגיע, או שצריך להוציא אותה בדיוק לפי הסכום המקורי שחושב?

תשובה:

הפתרון החכם והנכון ביותר הוא להוציא קבלה על 1000 ש"ח. בביקורות של רשויות המס יהיה הרבה יותר קל לחפש ולהשוות נתונים אם מה שנכנס לחשבון תואם למסמכים שהוצאו. למעשה, עיגולים בטווח של 1-2 ש"ח מקובלים בהחלט ולא ייצרו בעיות, אבל לעשות בדיוק לפי הסכום זה תמיד יותר טוב ונכון.

אבל מה עושים אם שלחו לך סכום משמעותית גדול יותר, לא בשביל שקל, וזה כבר לא סתם עיגול, אלא סימן של תודה (או טעות של מישהו)?

כאן הכלל נוקשה: חובה להוציא מסמכים בדיוק על הסכום שנכנס בפועל לחשבון. גם אם העבירו לך משהו כמו טיפ. זה גם קשור ישירות לפעילות המקצועית שלך. לכן, אם הגיעה "תודה" כספית, חובה להוציא קבלה וחשבונית מס על כל הסכום שהתקבל.

סבטלנה מיש – יועצת מס מוסמכת ומנהלת חשבונות.

בשיתוף : אולגה קוליק